届け出をする際には，事前に利用著作物名や範囲などを示す必要があるのでしょうか

ありません。学校設置者が，利用を希望する傘下の教育機関名（学校名）を所定のExcelファイルに列挙してアップロードするのみという簡便な手続きです。なお、できるだけご負担をおかけしない範囲でサンプル調査へのご協力を後日お願いすることがあります。その際はぜひご協力ください。